HƯỚNG DẪN THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM
HƯỚNG DẪN
THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM
| Hướng dẫn này cung cấp thông tin tổng quan về việc thành lập và hoạt động của Văn phòng đại diện (“Văn phòng đại diện”) của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Việc thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài hoạt động trong các lĩnh vực theo quy định của pháp luật chuyên ngành (tài chính ngân hàng, giáo dục, du lịch hoặc các lĩnh vực khác theo quy định của pháp luật Việt Nam) do pháp luật chuyên ngành có liên quan quy định. |
- Giới thiệu
Trong những năm vừa qua, với xu hướng toàn cầu hóa và hiện đại hóa, tự do hóa thương mại, Việt Nam đang là một trong những thị trường thu hút nhiều nhà đầu tư đến từ nhiều quốc gia trên thế giới. Và để hiểu rõ về thị trường tại một quốc gia trước khi tiến hành đầu tư, cụ thể như tại Việt Nam thì các thương nhân, nhà đầu tư nước ngoài thường lựa chọn thành lập văn phòng đại diện như một hình thức hiện diện thương mại để nghiên cứu, tiếp cận thị trường.
Để Quý Khách hàng có cái nhìn tổng quan về các quy định, thủ tục liên quan đến việc thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, CLINIC Legal xin điểm qua những nội dung nổi bật theo bài viết dưới đây:
- Luật điều chỉnh
Việc thành lập và hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam chủ yếu được quy định bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau đây:
- Luật Thương mại được Quốc hội thông qua ngày 14/06/2005 (“Luật Thương Mại”);
- Nghị định số 07/2016/NĐ-CP của Chính phủ ngày 25/01/2016 quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (“Nghị định 07”);
- Thông tư số 11/2016/TT-BCT của Bộ Công thương ngày 05/07/2016 quy định về biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07 (“Thông tư 11”);
- Quy định về việc thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài:
(a) Điều kiện thành lập:
Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; và
- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.
(b) Thời hạn hoạt động:
- Thời hạn hoạt động của Văn phòng đại diện có thể lên đến 5 năm, với điều kiện thời hạn đó không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.
- Thương nhân nước ngoài có thể gia hạn thời hạn hoạt động nhiều lần cho Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
(c) Phạm vi hoạt động:
Theo quy định của Nghị định 07, Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thể thực hiện các hoạt động sau đây:
- Có chức năng như văn phòng liên lạc;
- Tìm hiểu thị trường;
- Xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện.
Lưu ý: Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài không được thực hiện các hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam; không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp khác theo quy định của Luật thương mại.
(d) Trình tự, thủ tục thành lập:
Thành phần hồ sơ: 01 bộ
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
- Văn bản của thương nhân nước ngoài về việc cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm: Biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện; Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.
Lưu ý:
- Đối với tài liệu (1) cần phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Đối với các tài liệu (2) (3) (4) và (5) (trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài) cần được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam
Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện:
- Trường hợp trụ sở dự kiến đặt Văn phòng đại diện ở ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: Sở Công thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện có thẩm quyền cấp Giấy phép;
- Trường hợp trụ sở dự kiến đặt Văn phòng đại diện trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao có thẩm quyền cấp Giấy phép.
Thời hạn thực hiện:
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép sẽ tiến hành kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Sau đó, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép sẽ cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.
Đối với trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; hoặc việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành: Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép sẽ gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.
- Một số lưu ý và khuyến nghị thực tiễn của CLINIC Legal
Sau khi được cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài có toàn quyền quyết định các vấn đề của Văn phòng đại diện và chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Đối với người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài thì không được kiêm nhiệm chức vụ người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài hoặc thương nhân nước ngoài khác. Đồng thời, người đứng đầu Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài cũng không được là người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác hoặc của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.
Ngoài ra, bên cạnh các quy định về thủ tục thành lập Quý Khách hàng cũng cần lưu ý các quy định pháp luật về phòng, chống rửa tiền, các nghĩa vụ tài chính về thuế, phí và báo cáo hoạt động định kỳ, giải trình nhu cầu sử dụng lao động là người nước ngoài,…để đảm bảo việc vận hành và hoạt động đúng theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Với đội ngũ Luật sư có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, CLINIC Legal tự tin hỗ trợ Quý Khách hàng hiểu rõ và áp dụng đúng các quy định pháp luật để hạn chế các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình đầu tư tại Việt Nam. Để biết thêm thông tin chi tiết và hỗ trợ kịp thời về vấn đề này, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ với CLINIC Legal theo thông tin sau:
CÔNG TY LUẬT TNHH CLINIC LEGAL
Trụ sở : Tầng 1 Tòa nhà Vạn Lợi, 207A Nguyễn Văn Thủ, Phường Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Hotline : 0888.378.111
Email : info@cliniclegal.vn